Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy. Siedem dni nie jest ogólnym terminem na przygotowanie dokumentu. Ten okres dotyczy jego wysłania lub doręczenia, gdy przekazanie świadectwa w dniu zakończenia zatrudnienia jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych.
Terminy wydania świadectwa pracy w różnych sytuacjach
Zasady wynikają z art. 97 Kodeksu pracy. Decydująca jest data rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, a nie ostatni dzień, w którym pracownik faktycznie wykonywał obowiązki.
| Sytuacja | Termin wydania | Uwagi |
|---|---|---|
| Standardowe zakończenie zatrudnienia | W dniu ustania stosunku pracy | Dokument wydaje się z urzędu, jeżeli nie ma kolejnej umowy u tego samego pracodawcy w ciągu 7 dni. |
| Obiektywna przeszkoda w przekazaniu dokumentu | W ciągu 7 dni od upływu podstawowego terminu | Pracodawca wysyła świadectwo pocztą albo doręcza je w inny sposób. |
| Kolejna umowa z tym samym pracodawcą w ciągu 7 dni | W ciągu 7 dni od otrzymania wniosku pracownika | Bez wniosku świadectwo nie musi być wydawane po zakończeniu poprzedniej umowy. |
Świadectwo pracy nie może być wydane przed ustaniem stosunku pracy. Pracodawca może przygotować dokument wcześniej, ale przekazanie go „na zapas” nie zastępuje wydania w ustawowym terminie.
Kiedy termin 7 dni ma zastosowanie?
Pracodawca może skorzystać z terminu na wysyłkę tylko wtedy, gdy w dniu ustania stosunku pracy rzeczywiście nie mógł przekazać świadectwa pracownikowi ani osobie przez niego upoważnionej. Chodzi o przeszkodę niezależną od zwykłej organizacji pracy, na przykład nieobecność pracownika i brak upoważnionej osoby, a także zakończenie zatrudnienia w dniu wolnym, gdy nie ma możliwości osobistego przekazania dokumentu.
Sama nieobecność osoby zajmującej się kadrami, opóźnienie zewnętrznego biura księgowego albo niedostateczne przygotowanie pracodawcy nie powinny automatycznie usprawiedliwiać opóźnienia. To pracodawca odpowiada za taką organizację spraw kadrowych, aby świadectwo było gotowe w dniu ustania zatrudnienia.
Jeżeli przekazanie dokumentu w tym dniu nie jest możliwe, pracodawca ma 7 dni na przesłanie świadectwa lub doręczenie go w inny sposób. Termin ten nie oznacza siedmiu dni na samo sporządzenie dokumentu. Pracodawca powinien być gotowy do jego wydania już w dniu ustania stosunku pracy.
Gdy ostatni dzień zatrudnienia przypada w sobotę, niedzielę albo święto, stosunek pracy ustaje właśnie tego dnia. Nie przesuwa się automatycznie data zakończenia umowy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie można wtedy przekazać świadectwa, dokument należy wysłać lub doręczyć w terminie 7 dni przewidzianym dla takiej sytuacji. Przy obliczaniu terminu stosuje się zasady dotyczące dni ustawowo wolnych od pracy, dlatego w razie wątpliwości należy sprawdzić, na jaki dzień przypada jego koniec.
Inna reguła obowiązuje, gdy ten sam pracodawca zawiera z pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej. Wtedy świadectwo pracy wydaje się tylko na wniosek pracownika, złożony papierowo albo elektronicznie. Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia lub wszystkich okresów, za które dokumentu dotąd nie wydano. Po otrzymaniu wniosku pracodawca ma 7 dni na wydanie świadectwa.
Zwrot laptopa, telefonu, odzieży roboczej lub innego mienia nie może być warunkiem wydania świadectwa pracy. Pracodawca nie może też czekać na podpisanie karty obiegowej, rozliczenie nadgodzin ani uregulowanie innych należności. Ewentualnych roszczeń związanych ze sprzętem dochodzi się niezależnie od obowiązku wydania dokumentu.
Co grozi za opóźnienie?
Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawca może ponieść następujące konsekwencje:
- Kara grzywny – od 1000 do 30 000 zł, zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy.
- Odszkodowanie dla pracownika – jeżeli niewydanie dokumentu albo wydanie nieprawidłowego świadectwa spowodowało szkodę, na przykład uniemożliwiło podjęcie pracy.
Roszczenie odszkodowawcze wynika z art. 99 Kodeksu pracy. Odszkodowanie obejmuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy z powodu braku albo wadliwości świadectwa, maksymalnie za 6 tygodni. Pracownik musi jednak wykazać szkodę oraz związek między działaniem pracodawcy a niemożnością podjęcia zatrudnienia.
Co zrobić, gdy świadectwo zawiera błąd?
Termin wydania dokumentu nie zwalnia pracodawcy z obowiązku podania prawidłowych danych. Jeżeli świadectwo zawiera błąd, pracownik może w ciągu 14 dni od jego otrzymania złożyć wniosek o sprostowanie. Pracodawca ma następnie 7 dni na wydanie poprawionego dokumentu albo przekazanie informacji o odmowie.
- Złóż do pracodawcy wniosek o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa.
- Poczekaj na stanowisko pracodawcy, który ma 7 dni na uwzględnienie wniosku albo odmowę.
- Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, wystąp do sądu pracy w terminie 14 dni od otrzymania odmowy.
- Jeżeli pracodawca nie wyda dokumentu lub nie odpowie, rozważ skierowanie sprawy do sądu pracy.
Najczęstsze pytania
Odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przy ustalaniu terminu wydania świadectwa pracy:
- Czy można wstrzymać świadectwo do czasu zwrotu laptopa? Nie. Brak rozliczenia sprzętu nie pozwala opóźnić wydania dokumentu.
- Co jeśli umowa kończy się w niedzielę? Stosunek pracy ustaje w niedzielę. Jeżeli osobiste przekazanie świadectwa nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca wysyła je lub doręcza w innym sposób w terminie 7 dni.
- Czy świadectwo można wysłać elektronicznie? Możliwe jest doręczenie go w inny sposób, w tym elektronicznie, jeżeli forma dokumentu i sposób przekazania spełniają wymagania prawne oraz pozwalają potwierdzić jego pochodzenie i odbiór. Pracodawca powinien zadbać o zachowanie dowodu doręczenia.
- Czy pracownik musi składać wniosek o świadectwo? Zasadniczo nie. Wniosek jest potrzebny przede wszystkim wtedy, gdy w ciągu 7 dni ma zostać zawarta kolejna umowa z tym samym pracodawcą.
Najważniejsza zasada jest prosta: świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy. Siedem dni to wyjątkowy termin na wysyłkę lub doręczenie dokumentu, a także termin na jego wydanie po wniosku pracownika w razie kontynuacji zatrudnienia u tego samego pracodawcy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą warto skonsultować sprawę z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.
