Czy można dostać zaliczkę na delegację?
Tak, pracownik może otrzymać zaliczkę na delegację. W podróży krajowej pracodawca wypłaca ją na wniosek pracownika, natomiast przy podróży zagranicznej powinien wypłacić ją obowiązkowo, bez konieczności składania takiego wniosku. Wysokość zaliczki wynika ze wstępnej kalkulacji przewidywanych kosztów podróży.
Zaliczka na delegację krajową i zagraniczną
Podstawą tych zasad jest art. 775 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. Przepisy rozróżniają sposób wypłaty zaliczki zależnie od miejsca odbywania podróży służbowej.
| Typ podróży | Obowiązek wypłaty zaliczki | Wniosek pracownika |
|---|---|---|
| Podróż krajowa | Pracodawca wypłaca zaliczkę, jeśli pracownik o nią zawnioskuje. | Tak |
| Podróż zagraniczna | Pracodawca ma obowiązek wypłacić zaliczkę na niezbędne koszty podróży. | Nie |
W przypadku wyjazdu zagranicznego zaliczka jest co do zasady wypłacana w walucie obcej, zgodnie ze wstępną kalkulacją kosztów. Przy wyjeździe krajowym pracownik powinien odpowiednio wcześnie złożyć wniosek, ponieważ sama informacja o planowanej delegacji nie oznacza automatycznej wypłaty środków.
Czy regulamin firmy może wyłączyć zaliczkę?
Pracodawca może określać zasady rozliczania podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Dotyczy to przede wszystkim pracodawców spoza sfery budżetowej. Takie postanowienia nie mogą jednak pozbawiać pracownika praw wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących. W szczególności nie można dowolnie wyłączyć obowiązku wypłaty zaliczki przy podróży zagranicznej ani zasad zwrotu rzeczywiście poniesionych kosztów delegacji.
Po zakończeniu wyjazdu pracownik powinien rozliczyć delegację i przedstawić dokumenty potwierdzające wydatki. Najważniejsze zasady są następujące:
- Rozliczenie kosztów należy wykonać nie później niż w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
- Wydatki powinny być udokumentowane rachunkami, fakturami lub innymi wymaganymi dowodami.
- Niewykorzystaną część zaliczki trzeba zwrócić pracodawcy.
- W podróży krajowej brak wniosku pracownika może oznaczać brak obowiązku wypłaty zaliczki przed wyjazdem.
Najkrócej mówiąc, o sposobie wypłaty decyduje rodzaj delegacji: przy krajowej potrzebny jest wniosek, a przy zagranicznej zaliczka powinna zostać wypłacona z urzędu.
