Co do zasady pracodawca nie może jednostronnie narzucić stałej ani hybrydowej pracy zdalnej. Taki model wymaga uzgodnienia między stronami. Wyjątkiem są ściśle określone sytuacje, w których Kodeks pracy pozwala wydać polecenie pracy zdalnej na czas oznaczony.
Czy pracodawca może jednostronnie narzucić pracę zdalną?
Praca zdalna jest wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Oznacza to, że w zwykłych warunkach przejście z pracy stacjonarnej na zdalną albo hybrydową wymaga zgody obu stron. Ustalenie może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia, na przykład w osobnym porozumieniu lub aneksie.
Pracodawca może zaproponować zmianę organizacji pracy, ale samo polecenie nie zastępuje uzgodnienia. Jednostronne skierowanie pracownika do pracy zdalnej jest wyjątkiem przewidzianym w Kodeksie pracy, a nie sposobem na stałe wprowadzenie home office w firmie.
Kiedy pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej?
Polecenie pracy zdalnej może zostać wydane wyłącznie na czas określony i tylko w sytuacjach wskazanych w przepisach. Zestawienie podstawowych trybów wygląda następująco:
| Tryb pracy | Inicjator | Czy wymaga zgody pracownika? |
|---|---|---|
| Stała lub hybrydowa praca zdalna | Pracodawca albo pracownik | Tak, wymaga uzgodnienia stron |
| Praca zdalna na polecenie | Pracodawca | Nie, ale tylko w ustawowych sytuacjach i po spełnieniu warunków |
| Praca zdalna okazjonalna | Wyłącznie pracownik | Pracodawca rozpatruje wniosek, lecz nie może sam rozpocząć tego trybu |
Pracodawca może polecić pracę zdalną w szczególności:
- W czasie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz przez okres do trzech miesięcy po ich odwołaniu.
- Gdy wystąpi siła wyższa, która czasowo uniemożliwia zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu, na przykład pożar, zalanie lub inne poważne uszkodzenie biura.
- Na czas trwania przyczyny uzasadniającej polecenie, a nie jako bezterminową zmianę warunków zatrudnienia.
- Po spełnieniu warunków formalnych, w tym po otrzymaniu oświadczenia pracownika dotyczącego możliwości wykonywania pracy w domu lub innym uzgodnionym miejscu.
Jeżeli przyczyna ustanie, pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej. W takim przypadku powinien uprzedzić pracownika co najmniej dwa dni wcześniej.
Jakie warunki musi spełnić pracownik?
Samo wystąpienie sytuacji wyjątkowej nie wystarcza do skutecznego polecenia pracy zdalnej. Pracownik musi bezpośrednio przed wydaniem polecenia złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne pozwalające na wykonywanie obowiązków poza zakładem pracy.
Chodzi między innymi o możliwość korzystania ze sprzętu, odpowiedniego połączenia internetowego oraz miejsca, w którym praca może być wykonywana bez naruszenia zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeżeli pracownik takich warunków nie ma i poinformuje o tym pracodawcę, polecenie pracy zdalnej nie może zostać skutecznie narzucone.
Nie oznacza to jednak automatycznie prawa do odmowy każdego polecenia pracy zdalnej. Wątpliwości dotyczące warunków powinny odnosić się do rzeczywistych przeszkód technicznych lub lokalowych. Pracodawca nadal odpowiada za organizację pracy i zapewnienie bezpiecznych warunków jej wykonywania, także wtedy, gdy obowiązki są realizowane poza biurem.
Ostrzeżenie: pracodawca nie powinien kierować pracownika do pracy zdalnej bez wymaganego oświadczenia. Brak warunków lokalowych lub technicznych wyłącza możliwość zastosowania tego wyjątkowego trybu.
Czy praca zdalna okazjonalna może być narzucona?
Nie. Praca zdalna okazjonalna jest odrębnym trybem i może zostać uruchomiona wyłącznie na wniosek pracownika. Jej wymiar nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca może taki wniosek zaakceptować albo odmówić jego uwzględnienia, ale nie może samodzielnie polecić pracownikowi wykorzystania dni okazjonalnej pracy zdalnej.
Nie należy mylić tego trybu ze stałą lub hybrydową pracą zdalną uzgodnioną w umowie albo porozumieniu. Nie jest też tym samym co wyjątkowe polecenie pracy zdalnej wydane w czasie stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego, epidemii lub czasowej niedostępności biura z powodu siły wyższej.
W zwykłej sytuacji odpowiedź na pytanie, czy praca zdalna może być narzucona przez pracodawcę, brzmi więc: nie, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek i pracownik ma warunki techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego polecenia pracy zdalnej warto skonsultować sytuację z prawnikiem prawa pracy lub Państwową Inspekcją Pracy.
