Jak rozliczyć delegację zagraniczną? Poradnik krok po kroku

Delegację zagraniczną rozlicza się na podstawie czasu podróży, stawki diety przypisanej do danego kraju oraz udokumentowanych kosztów przejazdu, noclegu i innych wydatków. Pracownik powinien złożyć rozliczenie w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.

Jak rozliczyć delegację zagraniczną krok po kroku?

Podstawą rozliczenia jest polecenie wyjazdu służbowego. Dokument powinien określać co najmniej cel i miejsce podróży, termin wyjazdu, środek transportu oraz dane pracownika. Wysokość diet ustala się według stawek dla państwa docelowego wskazanych w aktualnym rozporządzeniu dotyczącym należności za podróże służbowe. Stawki mogą się zmieniać, dlatego przed rozliczeniem trzeba sprawdzić obowiązującą tabelę.

Cały proces obejmuje następujące czynności:

1. Przygotuj polecenie wyjazdu – określ cel, miejsce, czas podróży i środek transportu.
2. Ustal zaliczkę – pracownik może otrzymać ją w walucie obcej albo, za swoją zgodą, w złotówkach jako równowartość należnej kwoty.
3. Zbieraj dokumenty – zachowaj faktury, rachunki, bilety i potwierdzenia innych uzasadnionych wydatków.
4. Oblicz dietę – uwzględnij kraj, czas pobytu, zapewnione posiłki oraz ewentualną hospitalizację.
5. Złóż rozliczenie w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
6. Rozlicz różnicę – pracodawca wypłaca należną kwotę albo pracownik zwraca niewykorzystaną część zaliczki.

Jeżeli uzyskanie rachunku było niemożliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i wskazać przyczynę braku dokumentu. Rachunki nie są wymagane przy dietach i wydatkach rozliczanych ryczałtowo.

Jak liczyć czas zagranicznej podróży służbowej?

Sposób ustalenia początku i końca delegacji zależy od środka transportu. Przy podróży lądowej czas pobytu za granicą liczy się od przekroczenia polskiej granicy do jej ponownego przekroczenia w drodze powrotnej. Samolotem jest to okres od startu z ostatniego lotniska w Polsce do lądowania na pierwszym lotnisku w kraju. Przy podróży morskiej bierze się pod uwagę wyjście statku lub promu z polskiego portu i jego powrót do tego portu.

Za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta. Za niepełną dobę stosuje się następujące proporcje:

Przykład: podróż trwała 2 pełne doby i 10 godzin. Przy stawce 45 EUR za dobę należność wynosi 45 EUR + 45 EUR + 22,50 EUR, czyli 112,50 EUR przed uwzględnieniem posiłków.

Jak pomniejszyć dietę za zapewnione posiłki?

Zapewnione wyżywienie zmniejsza dietę. Potrącenia oblicza się od pełnej stawki obowiązującej dla danego kraju, a następnie uwzględnia w rozliczeniu konkretnej doby.

Jeżeli pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje w zakresie pokrytym tym ekwiwalentem. Gdy ekwiwalent jest niższy od należnej diety, wypłaca się wyrównanie. Za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą przysługuje 25% diety.

Przykład dla stawki 40 EUR: śniadanie i obiad oznaczają potrącenie 45%, więc pozostaje 55%, czyli 22 EUR. Jeśli tego samego dnia zapewniono także kolację, łączne potrącenie wynosi 75%, a pracownikowi pozostaje 10 EUR.

Jak rozliczyć noclegi, transport i inne wydatki?

Poza dietą pracownik może otrzymać zwrot uzasadnionych i właściwie udokumentowanych kosztów. Do rozliczenia najczęściej zalicza się:

• Noclegi – zwrot na podstawie rachunku do limitu ustalonego dla danego państwa. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zaakceptować wyższy koszt. Przy braku rachunku może przysługiwać ryczałt określony w przepisach, o ile spełnione są warunki jego wypłaty.
• Przejazdy – zwrot ceny biletów lub innych udokumentowanych opłat związanych z transportem.
• Samochód prywatny – po uzyskaniu zgody pracodawcy rozliczenie następuje według liczby przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za kilometr.
• Dojazdy miejscowe – możliwy jest ryczałt za dojazdy do dworca, portu lub lotniska oraz ryczałt za komunikację miejscową, jeżeli nie zapewniono bezpłatnego transportu.
• Inne wydatki – zwrot może obejmować niezbędne opłaty związane z wykonywaniem zadania, jeśli pracodawca je zaakceptuje i pracownik je udokumentuje.

Ryczałty za dojazdy nie przysługują, gdy pracownik korzysta z samochodu, strona zagraniczna zapewnia transport albo nie ponosi kosztów dojazdu.

W razie choroby podczas delegacji pracodawca może zwrócić udokumentowane i konieczne koszty leczenia oraz leków. Nie obejmuje to między innymi niekoniecznych zakupów leków, zabiegów kosmetycznych i chirurgii plastycznej, protez ani okularów.

Jak przeliczać waluty przy rozliczeniu delegacji?

Rozliczenie można sporządzić w walucie otrzymanej zaliczki, innej walucie wymienialnej albo w złotówkach. Gdy należność jest wypłacana w PLN, stosuje się średni kurs NBP z dnia poprzedzającego wypłatę zaliczki albo dzień rozliczenia – zależnie od tego, której operacji dotyczy przeliczenie.

Jeżeli rozliczenie składane jest w poniedziałek, właściwy będzie kurs z poprzedzającego piątku, ponieważ w sobotę i niedzielę NBP nie publikuje nowych kursów. Warto rozdzielić przeliczenie zaliczki od końcowego rozliczenia, ponieważ mogą obowiązywać różne dni kursowe.

Co sprawdzić przed złożeniem dokumentów?

Przed przekazaniem rozliczenia sprawdź następujące elementy:

• Dołączono polecenie wyjazdu oraz wszystkie dostępne faktury, rachunki i bilety.
• Poprawnie ustalono moment rozpoczęcia i zakończenia pobytu za granicą.
• Zastosowano stawkę diety właściwą dla każdego państwa i aktualnego okresu.
• Pomniejszono dietę o wszystkie zapewnione posiłki.
• Uwzględniono właściwą walutę, kurs NBP, zaliczkę i ewentualną kwotę do zwrotu.
• Brakujące rachunki zastąpiono pisemnymi oświadczeniami z podaniem przyczyny.

Przy dużej liczbie wyjazdów albo niejednoznacznych dokumentach rozliczenia można powierzyć biuru rachunkowemu. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku sprawdzenia aktualnych stawek i przyjęcia wewnętrznych zasad rozliczania podróży.

Artykuł ma charakter informacyjny. Przed rozliczeniem konkretnej podróży sprawdź aktualne przepisy, stawki diet oraz regulacje obowiązujące u pracodawcy.