Jak wypełnić polecenie wyjazdu służbowego?
Polecenie wyjazdu służbowego powinno jasno wskazywać pracownika, cel, miejsce, termin podróży oraz środek transportu. Choć Kodeks pracy nie narzuca jednego papierowego wzoru, pisemny lub elektroniczny dokument ułatwia akceptację wyjazdu i późniejsze rozliczenie kosztów.
Co oznacza polecenie wyjazdu służbowego?
Polecenie wyjazdu służbowego jest dokumentem, którym pracodawca kieruje pracownika do wykonania konkretnego zadania poza stałym miejscem pracy albo poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Podstawę prawną stanowi art. 775 Kodeksu pracy.
Potocznie mówi się o „delegacji”, jednak pojęcia te nie są całkowicie tożsame. Delegacja oznacza zwykle samą podróż służbową i jej rozliczenie, natomiast polecenie wyjazdu jest decyzją pracodawcy oraz dokumentem opisującym warunki podróży. Nie każdy wyjazd pracownika jest podróżą służbową. Znaczenie ma przede wszystkim miejsce pracy określone w umowie oraz charakter wykonywanego zadania.
Przepisy nie określają jednego obowiązującego formularza ani ogólnego wymogu sporządzania polecenia na papierze. Forma pisemna lub elektroniczna jest jednak korzystna dowodowo i porządkuje rozliczenie diet, przejazdów, noclegów oraz innych wydatków.
Jak wypełnić polecenie wyjazdu służbowego krok po kroku?
Dokument najlepiej przygotować przed rozpoczęciem podróży. Kolejność uzupełniania może wyglądać następująco:
- Wpisz dane pracownika – podaj imię i nazwisko, a jeśli wymaga tego formularz, także stanowisko, dział lub numer pracownika.
- Określ trasę – wskaż miejsce rozpoczęcia podróży, miejscowość docelową oraz miejsce zakończenia wyjazdu. Przy kilku punktach wpisz wszystkie miejscowości.
- Podaj termin – wpisz datę rozpoczęcia i zakończenia podróży, a w formularzu zawierającym takie rubryki także planowane godziny.
- Opisz cel wyjazdu – wskaż zadanie, które pracownik ma wykonać, zamiast używać ogólnego określenia „sprawy służbowe”.
- Wskaż środek transportu – określ, czy pracownik pojedzie pociągiem, samochodem służbowym, samolotem lub innym środkiem. Użycie samochodu prywatnego powinno wynikać z uzgodnienia z pracodawcą.
- Uzupełnij zaliczkę i dodatkowe informacje – wpisz kwotę zaliczki, jeśli została przyznana, oraz inne dane wymagane przez procedurę firmy.
- Uzyskaj akceptację – dokument powinien podpisać pracodawca albo osoba upoważniona do wydawania poleceń wyjazdu.
Poniższa tabela pokazuje, co najczęściej wpisuje się w poszczególne rubryki:
| Pole w formularzu | Co wpisać? | Na co uważać? |
|---|---|---|
| Numer i data dokumentu | Numer ewidencyjny oraz datę wystawienia polecenia | Numer powinien pozwalać powiązać dokument z późniejszym rozliczeniem |
| Dane pracownika | Imię, nazwisko, stanowisko lub dział | Sprawdź poprawność danych osoby wyjeżdżającej |
| Miejsce podróży | Miejsce rozpoczęcia, miejscowość docelową i miejsce zakończenia | Przy kilku lokalizacjach wpisz pełną trasę |
| Termin podróży | Datę i, jeśli formularz tego wymaga, godziny wyjazdu oraz powrotu | Nie wpisuj wyłącznie dnia bez określenia okresu podróży |
| Cel wyjazdu | Konkretne zadanie służbowe | Ogólnik utrudnia ocenę związku wydatków z podróżą |
| Środek transportu | Rodzaj planowanego transportu | Samochód prywatny wymaga wcześniejszej zgody i ustalenia zasad zwrotu |
| Zaliczka | Kwotę wypłacanej zaliczki oraz, jeśli formularz to przewiduje, sposób jej rozliczenia | Po powrocie trzeba rozliczyć otrzymaną kwotę |
| Podpis osoby uprawnionej | Podpis pracodawcy lub upoważnionego przełożonego | Brak akceptacji może utrudnić wykazanie, że wyjazd odbył się na polecenie pracodawcy |
Niektóre formularze mają także część uzupełnianą po powrocie, na przykład faktyczne daty i godziny podróży, potwierdzenie pobytu albo zestawienie kosztów. Zakres dokumentu może wynikać z regulaminu pracy lub wewnętrznej procedury firmy.
Jak opisać cel podróży?
Cel powinien odpowiadać na dwa pytania: dokąd pracownik jedzie i jakie zadanie ma wykonać. Precyzyjny opis ułatwia późniejsze rozliczenie wydatków oraz potwierdza związek podróży z obowiązkami służbowymi.
Zamiast ogólnego sformułowania „sprawy służbowe” można wpisać:
- udział w szkoleniu z zakresu bezpieczeństwa informacji w Krakowie,
- spotkanie z klientem ABC sp. z o.o. dotyczące wdrożenia systemu,
- negocjacje warunków umowy z kontrahentem w Poznaniu,
- audyt procesu produkcyjnego w oddziale firmy w Łodzi,
- udział w konferencji branżowej oraz nawiązanie kontaktów z wystawcami.
Opis nie musi być rozbudowany, ale powinien wskazywać rzeczywiste zadanie. Dzięki temu pracownik i pracodawca mają jasność, czego dotyczy wyjazd, a dział księgowy może łatwiej powiązać rachunki i faktury z konkretną podróżą.
Na co uważać?
Najczęstsze problemy wynikają z niepełnych danych, braku podpisu albo nieprecyzyjnego celu. Wpisy powinny być czytelne i zgodne z rzeczywistym planem podróży. Jeśli wyjazd obejmuje zmianę trasy, terminu lub środka transportu, należy postępować zgodnie z procedurą obowiązującą u pracodawcy i odpowiednio uzupełnić dokument.
Trzeba też odróżnić podróż służbową od zwykłego wykonywania obowiązków przez pracownika mobilnego. Jeżeli przemieszczanie się po określonym obszarze należy do stałych obowiązków pracownika i mieści się w ustalonym miejscu pracy, sam przejazd nie musi oznaczać podróży służbowej. Przy wątpliwościach znaczenie ma treść umowy o pracę oraz regulamin obowiązujący w firmie.
Dokument może mieć formę elektroniczną. System obiegu dokumentów pozwala połączyć przygotowanie polecenia, akceptację przełożonego, dodawanie rachunków i późniejsze rozliczenie. Nie zmienia to jednak zakresu informacji, które powinny znaleźć się w poleceniu.
Co zrobić po powrocie?
Po zakończeniu podróży pracownik powinien uzupełnić rozliczenie zgodnie z zasadami pracodawcy i dołączyć faktury, rachunki, bilety oraz inne dowody wydatków. Rozliczenia należy dokonać nie później niż w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, chyba że wewnętrzne przepisy pracodawcy przewidują wcześniejszy termin.
W rozliczeniu uwzględnia się faktyczny przebieg podróży, poniesione koszty, należne diety oraz rozliczenie ewentualnej zaliczki. Dobrze wypełnione polecenie wyjazdu stanowi punkt wyjścia do sprawnego zamknięcia całej delegacji.
