Jak zadbać o organizację bezpiecznego stanowiska pracy biurowej?

Bezpieczne stanowisko pracy biurowej wymaga jednocześnie spełnienia wymogów BHP, właściwej organizacji przestrzeni i dopasowania wyposażenia do możliwości pracownika. Biuro wiąże się z realnym ryzykiem przeciążenia kręgosłupa, pogorszenia komfortu widzenia, hałasu, stresu oraz urazów wynikających z niewłaściwej komunikacji. Odpowiedzialność za stworzenie i utrzymanie takich warunków spoczywa na pracodawcy.

Jakie są wymogi lokalowe dla biura?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pomieszczenie biurowe powinno zapewniać pracownikom odpowiednią przestrzeń, oświetlenie, wentylację i bezpieczne dojścia. Przy ocenie warunków trzeba najpierw ustalić, czy mamy do czynienia z pracą stałą, czy czasową.

Pomieszczenie pracy stałej to takie, w którym ten sam pracownik przebywa dłużej niż 4 godziny w ciągu doby. Pomieszczenie pracy czasowej służy do wykonywania pracy przez 2–4 godziny na dobę. Rozróżnienie ma znaczenie przy analizie wymagań lokalowych, choć typowe biuro najczęściej jest pomieszczeniem pracy stałej.

W określonych przypadkach wysokość pomieszczenia pracy stałej może wynosić 2,5 m, na przykład przy zastosowaniu klimatyzacji albo przy zatrudnieniu nie więcej niż czterech osób, jeżeli zachowane zostaną dodatkowe warunki dotyczące wolnej objętości pomieszczenia. Przy nietypowej lokalizacji biura, adaptacji poddasza lub odstępstwach od standardowych wymagań potrzebna może być indywidualna ocena oraz uzgodnienia z właściwymi organami.

Oświetlenie dzienne należy dostosować do rodzaju pracy i wymaganej dokładności. Niezależnie od światła naturalnego pomieszczenie powinno mieć oświetlenie elektryczne zgodne z obowiązującymi normami. W praktyce dla stanowisk z monitorem często przyjmuje się wymagania normowe rzędu 500 lx, ale dokładny poziom zależy od rodzaju wykonywanych czynności. Okna powinny być wyposażone w osłony ograniczające olśnienie i nadmierne nasłonecznienie.

Jak poprawnie zorganizować stanowisko komputerowe?

Ergonomia nie polega na ustawieniu samego monitora. Stanowisko tworzą także biurko, krzesło, klawiatura, mysz, oprogramowanie, przestrzeń na nogi i sposób organizacji pracy. Wyposażenie powinno umożliwiać swobodne zmienianie pozycji oraz ograniczać długotrwałe obciążenie tych samych grup mięśni.

Krzesło powinno mieć regulację wysokości siedziska i pochylenia oparcia. Oparcie ma podtrzymywać plecy, a stopy powinny stabilnie opierać się na podłodze. Podłokietniki mogą ułatwiać odciążenie barków, ale nie powinny uniemożliwiać wsunięcia krzesła pod biurko. Jeżeli pracownik nie może wygodnie oprzeć stóp, na jego wniosek należy zapewnić stabilny, nieślizgający się podnóżek.

Monitor ustawia się na wprost użytkownika, aby ograniczyć skręcanie szyi. Górna krawędź ekranu powinna znajdować się mniej więcej na wysokości oczu, a odległość od twarzy musi pozwalać na swobodne odczytywanie treści bez pochylania się. Trzeba też ograniczyć odbicia światła, ustawiając ekran bokiem do okna lub stosując osłony przeciwsłoneczne.

Najczęstszy problem dotyczy pracy na laptopie. Ekran znajduje się wtedy nisko, a klawiatura jest połączona z komputerem, więc podniesienie wyświetlacza wymusza niewygodne ułożenie rąk. Jeżeli pracownik używa laptopa przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami należy zapewnić zewnętrzny monitor albo podstawkę umożliwiającą ustawienie ekranu na właściwej wysokości oraz dodatkową klawiaturę i mysz.

Podstawowe elementy organizacji stanowiska komputerowego obejmują:

• Krzesło – regulacja wysokości i oparcia, stabilna podstawa oraz możliwość przyjęcia pozycji odciążającej plecy.
• Monitor – ustawienie na wprost pracownika, bez olśnień i odbić, z ekranem umieszczonym na wysokości ułatwiającej utrzymanie głowy w naturalnej pozycji.
• Biurko – wystarczająca powierzchnia robocza i wolna przestrzeń na nogi, bez wymuszania skrętu tułowia.
• Klawiatura i mysz – ułożone tak, aby przedramiona mogły spoczywać swobodnie, a nadgarstki nie były stale zgięte.
• Podnóżek – stosowany wtedy, gdy pracownik nie może oprzeć całych stóp na podłodze.

Ergonomia obejmuje także sposób wykonywania pracy. Przy długotrwałej pracy przy monitorze należy organizować zadania tak, aby ograniczać ciągłe patrzenie w ekran, zmieniać rodzaj czynności i robić przerwy zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi pracy przy monitorach ekranowych.

Jak zapewnić właściwe warunki środowiska pracy?

W pomieszczeniu biurowym temperatura powietrza nie powinna być niższa niż 18°C. Jest to wartość minimalna, a nie pełna definicja komfortu cieplnego. Na odczuwanie warunków wpływają także wilgotność, ruch powietrza, nasłonecznienie, rodzaj odzieży i wysiłek wykonywany przez pracownika.

Wentylacja i klimatyzacja powinny zapewniać wymianę oraz oczyszczanie powietrza bez wywoływania przeciągów, przegrzewania lub nadmiernego wychłodzenia pomieszczenia. Przy recyrkulacji powietrza udział powietrza świeżego nie powinien być mniejszy niż 10% całkowitej objętości powietrza wymienianego. Instalacje wymagają konserwacji, ponieważ zabrudzone filtry i niesprawne urządzenia mogą pogarszać jakość powietrza.

Bezpośredni nawiew powietrza z klimatyzacji lub wentylacji na stanowisko pracy jest niedopuszczalny. Nawiew trzeba ustawić tak, aby nie powodował przeciągu ani miejscowego wychłodzenia pracownika.

Oświetlenie elektryczne powinno ograniczać olśnienie i duże kontrasty między ekranem, biurkiem oraz otoczeniem. Drukarki, kserokopiarki i niszczarki mogą emitować hałas, ciepło lub inne uciążliwe czynniki, dlatego nie powinny znajdować się bezpośrednio przy stanowiskach wymagających skupienia. Jeżeli hałas przekracza dopuszczalne poziomy, pracodawca powinien ustalić jego przyczynę i wdrożyć działania techniczne lub organizacyjne ograniczające narażenie.

Jak zorganizować przestrzeń i ciągi komunikacyjne?

Bezpieczna organizacja bezpiecznego stanowiska pracy biurowej obejmuje również przejścia, drzwi i rozmieszczenie urządzeń. Meble, kartony, przewody i sprzęt nie mogą ograniczać drogi do stanowiska ani utrudniać ewakuacji.

Przy planowaniu przestrzeni należy uwzględnić następujące zasady:

• Przejścia przeznaczone wyłącznie do obsługi urządzeń powinny mieć co najmniej 0,75 m szerokości, a przy ruchu dwukierunkowym co najmniej 1 m.
• Dojścia do stanowisk muszą być równe, stabilne i wolne od przeszkód, a ich wysokość w świetle nie powinna być mniejsza niż 2 m.
• Progi należy eliminować, a drzwi i ścianki szklane zabezpieczyć przed kolizją, rozbiciem oraz kontaktem z ostrymi krawędziami.
• Drzwi nie mogą uniemożliwiać pracownikom szybkiego opuszczenia pomieszczenia, dlatego nie wolno zamykać ich na klucz w czasie pracy.
• Urządzenia biurowe trzeba ustawiać stabilnie, w zasięgu ułatwiającym obsługę, lecz poza strefą swobodnego przejścia.

Sprzęt emitujący hałas najlepiej umieścić w osobnej strefie lub pomieszczeniu. Takie rozwiązanie ogranicza zakłócenia, poprawia warunki koncentracji i zmniejsza liczbę osób narażonych na uciążliwy dźwięk.

Jakie obowiązki ma pracodawca?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca odpowiada za organizację stanowisk zgodnie z zasadami BHP, właściwą ocenę zagrożeń i zapewnienie pracownikom informacji oraz szkoleń. Ocena ryzyka zawodowego jest podstawą do zaplanowania wyposażenia, organizacji przestrzeni i środków profilaktycznych.

Proces można uporządkować w kilku krokach:

1. Zidentyfikuj zagrożenia, takie jak wymuszona pozycja ciała, olśnienie, hałas, potknięcia, niewłaściwa temperatura i stres związany z organizacją pracy.
2. Oceń, kto może być narażony, w jakich sytuacjach dochodzi do narażenia i jakie mogą być skutki zdrowotne lub wypadkowe.
3. Wprowadź środki ograniczające ryzyko, na przykład regulowane wyposażenie, zmianę ustawienia urządzeń, poprawę oświetlenia lub wydzielenie strefy dla drukarek.
4. Udokumentuj ocenę ryzyka, poinformuj pracowników o zagrożeniach i przeprowadź wymagane szkolenia BHP.
5. Regularnie kontroluj stan pomieszczeń, instalacji i wyposażenia oraz aktualizuj ocenę po zmianie organizacji pracy, sprzętu lub warunków lokalowych.

Pracodawca powinien wyznaczyć osoby odpowiedzialne za udzielanie pierwszej pomocy, działania przeciwpożarowe i ewakuację. Zmiany w wyposażeniu lub organizacji stanowisk należy konsultować z pracownikami albo ich przedstawicielami. Kontrola nie może ograniczać się do dokumentacji. Trzeba sprawdzać także codzienną praktykę, w tym drożność przejść, stan przewodów, ustawienie monitorów i działanie klimatyzacji.

Czy biuro spełnia podstawowe wymagania?

Szybki audyt warto przeprowadzać regularnie, a także po remoncie, zmianie układu pomieszczeń lub zakupie nowego sprzętu:

• Czy monitor znajduje się na wysokości pozwalającej utrzymać głowę w naturalnej pozycji?
• Czy pracownicy korzystający z laptopów przez co najmniej połowę dnia mają zewnętrzny monitor albo podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz?
• Czy krzesła mają regulację wysokości i oparcia, a w razie potrzeby dostępne są podnóżki?
• Czy przejścia, dojścia do stanowisk i wyjścia ewakuacyjne są wolne od przeszkód?
• Czy temperatura w pomieszczeniach wynosi co najmniej 18°C, a nawiew nie jest skierowany bezpośrednio na pracowników?
• Czy oświetlenie dzienne i elektryczne nie powoduje olśnienia ani odbić na ekranach?
• Czy drukarki, kserokopiarki i niszczarki są oddzielone od stref wymagających skupienia?
• Czy pracownicy zostali przeszkoleni, zapoznani z oceną ryzyka i wiedzą, komu zgłaszać zagrożenia?

Bezpieczne biuro powstaje przez połączenie wymagań lokalowych, ergonomicznego wyposażenia i stałego nadzoru nad warunkami pracy. Sama zgodność dokumentów z przepisami nie wystarczy, jeśli pracownik nadal pracuje na źle ustawionym laptopie, porusza się po zastawionym przejściu albo siedzi bezpośrednio w strumieniu zimnego powietrza.

Artykuł ma charakter informacyjny. W przypadku nietypowej lokalizacji biura, odstępstw od standardowych wymagań lub wątpliwości dotyczących oceny ryzyka należy skonsultować warunki z osobą posiadającą kompetencje w zakresie BHP oraz sprawdzić aktualne brzmienie obowiązujących przepisów.