Jakie koszty można odliczyć z delegacji?
To, jakie koszty można odliczyć z delegacji, zależy od tego, czy podróżuje pracownik, czy przedsiębiorca, a także od formy opodatkowania firmy. Przedsiębiorca rozliczający się według skali podatkowej lub podatku liniowego może ująć w KUP bilety, noclegi, przejazdy, opłaty drogowe i dietę. Nie odliczy natomiast faktury za własny obiad. Ryczałt ewidencjonowany i karta podatkowa wykluczają rozliczanie kosztów uzyskania przychodu.
Przedsiębiorca i pracownik rozliczają delegację inaczej
Podróż służbowa ma znaczenie podatkowe wtedy, gdy pozostaje w związku z działalnością i służy osiągnięciu przychodu albo zachowaniu lub zabezpieczeniu jego źródła. Sam fakt, że wydatek został poniesiony podczas wyjazdu, nie wystarcza do ujęcia go w kosztach uzyskania przychodu (KUP).
Pracownik otrzymuje od pracodawcy dietę oraz zwrot udokumentowanych kosztów. Przedsiębiorca rozlicza własną podróż bezpośrednio w działalności, ale jego dieta zastępuje faktyczne wydatki na wyżywienie. Nie można więc ująć w kosztach zarówno diety, jak i rachunków za własne posiłki.
| Wydatki | Pracownik | Przedsiębiorca |
|---|---|---|
| Nocleg | Zwrot rachunku albo ryczałt noclegowy, jeśli spełnione są warunki | Faktura lub rachunek, bez pracowniczego ryczałtu za nocleg |
| Wyżywienie | Dieta, a w określonych sytuacjach także rozliczenie zmniejszone o zapewnione posiłki | Dieta jako ryczałt, bez odliczenia faktur za własne posiłki |
| Transport | Zwrot biletów, przejazdów i uzasadnionych opłat | Bilety, paliwo, opłaty drogowe lub rozliczenie prywatnego auta według właściwych zasad |
Dieta nie jest zwrotem za obiad
Dieta ma pokrywać zwiększone koszty wyżywienia podczas podróży. Dla przedsiębiorcy jest kosztem w formie ryczałtu, do wysokości limitu przewidzianego dla pracowników. Przy podróży krajowej stawka wynikająca z obecnych przepisów wynosi 45 zł za dobę. Przy podróży zagranicznej wysokość zależy od państwa docelowego.
Faktura za obiad, kolację czy zakupy spożywcze na własne potrzeby nie zastępuje diety i co do zasady nie jest KUP. Inaczej można oceniać lunch z kontrahentem, jeśli spotkanie miało rzeczywisty cel gospodarczy, a wydatek jest racjonalny i właściwie udokumentowany. Taki koszt nie może obejmować alkoholu.
Nocleg przedsiębiorcy wymaga dokumentu
Przedsiębiorca może ująć w kosztach rzeczywisty wydatek na hotel lub inny nocleg, jeśli posiada fakturę, rachunek albo inny wiarygodny dowód. Nie stosuje się tu pracowniczego ryczałtu noclegowego. Ryczałt w wysokości 150% diety dotyczy zasad rozliczania pracownika, a nie przedsiębiorcy odbywającego własną podróż.
Jak udokumentować podróż służbową?
Przedsiębiorca nie musi wystawiać sobie pracowniczego polecenia wyjazdu służbowego. Powinien jednak stworzyć spójny zestaw dowodów pokazujących cel wyjazdu, jego czas, poniesione wydatki i związek z działalnością.
Najczęściej przydatne są:
- faktury i rachunki za noclegi, bilety, wynajem auta, opłaty drogowe i parkingi
- maile z kontrahentem, zaproszenia, umowy i potwierdzenia spotkań
- agenda szkolenia, konferencji lub targów oraz dowód opłaty za udział
- zamówienia, oferty, protokoły spotkań i inne materiały powstałe podczas wyjazdu
Diety przedsiębiorcy ujmuje się na podstawie dowodu wewnętrznego. Dokument powinien wskazywać między innymi dane osoby podróżującej, cel i miejscowość wyjazdu, daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży, liczbę dni lub godzin, stawkę diety i jej wartość.
- Określ cel wyjazdu i zbierz dokumenty potwierdzające jego związek z działalnością.
- Zapisz datę, godziny, trasę oraz miejscowość docelową podróży.
- Ujmij udokumentowane wydatki w kosztach, a dietę rozlicz na podstawie dowodu wewnętrznego.
- Sprawdź, czy wydatek nie ma charakteru osobistego i czy nie został już pokryty dietą.
Jakie wydatki z delegacji są KUP?
Poniższe zestawienie dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców rozliczających podatek według skali albo podatku liniowego. Każdy koszt musi być uzasadniony celem gospodarczym i odpowiednio udokumentowany.
| Wydatek | Czy jest KUP? | Uwagi |
|---|---|---|
| Bilet kolejowy, autobusowy, lotniczy lub promowy | Tak | Wydatek powinien dotyczyć podróży związanej z działalnością |
| Paliwo i opłaty drogowe | Tak, z ograniczeniami | Sposób ujęcia zależy od statusu i wykorzystywania samochodu |
| Parking, taxi i komunikacja miejscowa | Tak | Potrzebny jest dowód kwoty i związek z wyjazdem |
| Nocleg | Tak | Na podstawie faktury, rachunku lub innego wiarygodnego dowodu |
| Szkolenie, konferencja lub targi | Tak | Tematyka powinna mieć związek z działalnością |
| Własne wyżywienie | Nie | Rozliczeniu podlega dieta, a nie rachunki za posiłki |
| Ubezpieczenie bagażu lub dobrowolne ubezpieczenie osobiste | Zwykle nie | Organy podatkowe mogą uznać taki wydatek za osobisty |
| Zakupy prywatne, rozrywka i kary | Nie | Nie służą osiągnięciu przychodu ani zabezpieczeniu jego źródła |
Do kosztów mogą trafić także opłata za wizę, bilet wstępu na wydarzenie branżowe, opłata za bagaż czy wynajem samochodu, jeżeli były niezbędne do realizacji celu gospodarczego. Ostrożności wymagają wydatki na paszport, ubezpieczenia, szczepienia i podobne świadczenia. Ich rozliczenie zależy od tego, czy były konieczne dla konkretnego wyjazdu i czy można to wykazać dokumentami.
Samochód i kilometrówka w delegacji
Przy samochodzie firmowym lub leasingowanym wydatki eksploatacyjne rozlicza się według zasad dotyczących danego pojazdu. Przy samochodzie osobowym używanym zarówno firmowo, jak i prywatnie do kosztów podatkowych co do zasady trafia 75% wydatków eksploatacyjnych. Przy prywatnym samochodzie przedsiębiorcy używanym w działalności stosuje się limit 20% wydatków związanych z jego używaniem, a nie klasyczną pracowniczą kilometrówkę.
Kilometrówka dotyczy przede wszystkim zwrotu kosztów używania prywatnego pojazdu przez pracownika albo innej sytuacji, w której przepisy wymagają ewidencji przebiegu. Powinna zawierać datę, cel trasy, miejscowość, liczbę kilometrów i dane pojazdu. Dopiero przejazd pomnożony przez właściwą stawkę daje limit możliwego rozliczenia.
Nie należy mieszać ewidencji przebiegu prowadzonej dla celów VAT z dokumentacją potrzebną do rozliczenia podróży. To różne ewidencje i mogą prowadzić do innych ustaleń podatkowych.
Jak przeliczać zagraniczne wydatki?
Wydatek w walucie obcej przelicza się na złote według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub innego dowodu księgowego. Diety przelicza się według kursu z dnia poprzedzającego wystawienie dowodu wewnętrznego.
Dokument zagraniczny powinien pozwalać ustalić, czego dotyczył zakup, kiedy go poniesiono i jaka była jego wartość. W razie braku faktury warto zachować potwierdzenie rezerwacji, płatności, bilet lub korespondencję z usługodawcą.
Nie odliczysz kosztów delegacji, jeśli rozliczasz działalność ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych albo kartą podatkową. W tych formach opodatkowania nie ustala się KUP, więc nie rozlicza się ani noclegów, ani biletów, ani diet w celu pomniejszenia podstawy opodatkowania.
Najprostsza zasada jest następująca: przedsiębiorca może rozliczyć wydatek związany z przychodem, udokumentowany i nieobjęty wyłączeniem, ale własne posiłki zastępuje dietą. Pracownik otrzymuje dietę oraz zwrot uzasadnionych kosztów zgodnie z zasadami podróży służbowej.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Przy nietypowych podróżach zagranicznych, rozliczeniach samochodu lub wydatkach o mieszanym charakterze warto skonsultować dokumentację z doradcą podatkowym lub księgowym.
