Kopia czy duplikat świadectwa pracy – czym się różnią?
W aktualnym stanie prawnym pracodawca nie wydaje duplikatu ani odpisu świadectwa pracy. Na wniosek pracownika przekazuje kopię dokumentacji pracowniczej, potwierdzoną za zgodność z dokumentacją. Termin „duplikat” ma dziś znaczenie historyczne.
Duplikat świadectwa pracy nie jest już wydawany
Obowiązek wydawania odpisu świadectwa pracy został uchylony w 2019 roku. Dlatego były pracownik, który utracił dokument, powinien złożyć wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy, a pracodawca nie powinien sporządzać dokumentu zatytułowanego „duplikat”.
Podstawę prawną wniosku stanowi art. 9412 Kodeksu pracy. Zasady techniczne przygotowania kopii określa § 18 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Kopia nie jest nowym świadectwem pracy. Powinna odtwarzać treść dokumentu znajdującego się w aktach i być potwierdzona przez pracodawcę albo osobę upoważnioną.
Jak przygotować kopię świadectwa pracy?
Sposób sporządzenia kopii zależy od tego, czy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci papierowej, czy elektronicznej. Przepisy dopuszczają wydanie kopii w formie papierowej lub elektronicznej, ale każda z nich musi potwierdzać zgodność z dokumentacją pracowniczą.
Gdy akta są prowadzone w postaci papierowej, kopię można przygotować w następujący sposób:
- Kopia papierowa – kserokopia albo wydruk skanu świadectwa pracy opatrzony podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
- Kopia elektroniczna – odwzorowanie cyfrowe dokumentu zapisane w formacie PDF, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub osoby upoważnionej.
Na papierowej kopii można umieścić adnotację, na przykład „Potwierdzam zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą”, a następnie złożyć podpis. Sama pieczątka, bez podpisu osoby uprawnionej, nie wystarcza, jeżeli nie potwierdza jej działania w imieniu pracodawcy.
Jeżeli dokumentacja jest prowadzona elektronicznie, kopia powinna być wydana elektronicznie zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu. Pracodawca może też przygotować papierowy wydruk z dokumentacji elektronicznej. Taki wydruk powinien zawierać treść dokumentu, wymagane metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzający zgodność z dokumentacją pracowniczą.
Jak wygląda procedura uzyskania kopii?
Wydanie kopii rozpoczyna się od wniosku osoby uprawnionej. Wniosek może mieć postać papierową albo elektroniczną. Postępowanie wygląda następująco:
- Złożenie wniosku – były pracownik wskazuje, że chce otrzymać kopię świadectwa pracy, oraz określa preferowaną postać dokumentu, jeżeli ma to znaczenie dla realizacji wniosku.
- Włączenie wniosku do akt osobowych – pracodawca dołącza wniosek do części B albo C akt osobowych pracownika, zgodnie z zasadami prowadzenia dokumentacji.
- Wydanie kopii – pracodawca przygotowuje kopię zgodnie z formą przechowywania dokumentacji i przekazuje ją w terminie 30 dni od otrzymania wniosku.
Wydawany dokument powinien odpowiadać świadectwu pracy znajdującemu się w dokumentacji pracowniczej. Nie należy zmieniać jego treści ani wystawiać nowego świadectwa tylko dlatego, że pracownik potrzebuje kolejnego egzemplarza.
Kto może złożyć wniosek po śmierci pracownika?
W razie śmierci byłego pracownika o kopię dokumentacji może wystąpić uprawniony członek rodziny. Przepisy obejmują między innymi:
- dziecko własne, dziecko małżonka oraz dziecko przysposobione;
- wnuka, rodzeństwo lub inne dziecko przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, z wyjątkami wskazanymi w przepisach;
- małżonka, czyli wdowę albo wdowca;
- rodzica, w tym ojczyma, macochę lub osobę przysposabiającą.
W praktyce prawidłowa odpowiedź na pytanie „kopia czy duplikat świadectwa pracy?” brzmi: kopia dokumentacji pracowniczej, potwierdzona za zgodność. To właśnie taki dokument powinien obecnie wydać pracodawca.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
