Praca zdalna – jakie przepisy obowiązują pracownika i pracodawcę?

Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy. Pracodawca musi ustalić zasady jej wykonywania, zapewnić niezbędne narzędzia, pokryć określone koszty i zadbać o BHP. Inaczej wygląda praca zdalna uzgadniana, a inaczej okazjonalna, której limit wynosi 24 dni w roku kalendarzowym.

Praca zdalna w Kodeksie pracy – podstawa prawna

Przepisy dotyczące pracy zdalnej znajdują się w art. 67¹⁸ i nast. Kodeksu pracy. Wprowadziła je ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, obowiązująca od 7 kwietnia 2023 r.

Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie albo częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Może więc mieć formę całkowitą lub hybrydową. Miejscem pracy może być także adres zamieszkania pracownika, o ile strony go zaakceptują.

Obecne przepisy zastąpiły regulacje dotyczące telepracy. Telepraca była odrębną instytucją uregulowaną w Kodeksie pracy, natomiast po nowelizacji podstawą wykonywania pracy poza zakładem jest praca zdalna. Nie należy traktować tych pojęć jako równoważnych.

Jak formalnie ustalić pracę zdalną?

Praca zdalna wymaga uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą. Można je zawrzeć już przy podpisywaniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Zasady pracy zdalnej powinny wynikać z porozumienia z zakładową organizacją związkową, regulaminu ustalonego przez pracodawcę albo indywidualnego porozumienia z pracownikiem.

Pracodawca może również wydać polecenie pracy zdalnej, ale tylko w szczególnych sytuacjach. Dotyczy to między innymi stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego, a także okresu trzech miesięcy po ich odwołaniu. Polecenie jest możliwe również wtedy, gdy z powodu siły wyższej, na przykład pożaru lub zalania zakładu, czasowo nie da się zapewnić bezpiecznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu.

Jeżeli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do poprzednich warunków pracy. Termin powrotu strony mogą ustalić wspólnie. Jeżeli nie osiągną porozumienia, następuje on po upływie 30 dni od złożenia wniosku.

Praca zdalna regularna a okazjonalna

Najważniejsza różnica dotyczy trwałości ustalenia oraz zakresu obowiązków pracodawcy. Praca zdalna okazjonalna jest rozwiązaniem incydentalnym. Pracownik składa wniosek, ale pracodawca nie musi go uwzględnić i nie musi uzasadniać odmowy.

Limit 24 dni jest liczony w roku kalendarzowym i nie można go zwiększyć regulaminem firmowym. Po jego wykorzystaniu dalsza praca zdalna może być możliwa, ale już jako praca zdalna regularna, wymagająca odpowiedniego uzgodnienia i objęta obowiązkami pracodawcy.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Przy regularnej pracy zdalnej koszty związane z wykonywaniem pracy nie mogą zostać przeniesione na pracownika. Pracodawca może zapewnić sprzęt i rozliczać koszty bezpośrednio albo ustalić ekwiwalent lub ryczałt.

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należą:

• Narzędzia i materiały – zapewnienie sprzętu niezbędnego do pracy, na przykład komputera lub telefonu.
• Serwis i konserwacja – zapewnienie instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi albo pokrycie tych kosztów.
• Energia i telekomunikacja – pokrycie niezbędnych kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.
• Ekwiwalent lub ryczałt – wypłata świadczenia, gdy pracownik korzysta z własnych narzędzi albo strony rozliczają koszty w formie ryczałtu.
• BHP i pomoc techniczna – zapewnienie szkoleń, pomocy technicznej oraz przygotowanie oceny ryzyka zawodowego.

Wysokość ekwiwalentu ustala się z uwzględnieniem między innymi norm zużycia materiałów i energii, cen rynkowych oraz kosztów usług telekomunikacyjnych. Kodeks pracy nie wskazuje jednej kwoty dla wszystkich pracowników.

Ryczałt lub ekwiwalent nie jest uznaniowym benefitem. Przy regularnej pracy zdalnej stanowi sposób realizacji obowiązku pokrycia kosztów przez pracodawcę. Świadczenie nie jest przychodem pracownika w rozumieniu przepisów podatkowych i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Pracownik może korzystać z własnego komputera lub innych narzędzi, jeżeli strony tak ustalą, a sprzęt zapewnia bezpieczne wykonywanie pracy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Przy pracy okazjonalnej obowiązek zapewnienia sprzętu i pokrywania kosztów jest wyłączony.

Pracodawca musi także przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. Może przygotować jedną, uniwersalną ocenę dla grupy podobnych stanowisk. Na jej podstawie przekazuje pracownikowi informacje o organizacji stanowiska, zasadach bezpiecznej pracy, czynnościach po jej zakończeniu i postępowaniu w sytuacjach awaryjnych. Pracownik potwierdza zapoznanie się z tymi zasadami oraz oświadcza, że w uzgodnionym miejscu pracy są zapewnione bezpieczne warunki.

Kto może złożyć wiążący wniosek o pracę zdalną?

Niektóre wnioski pracowników pracodawca powinien uwzględnić, chyba że praca zdalna nie jest możliwa ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. Dotyczy to między innymi:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika opiekującego się członkiem najbliższej rodziny albo inną osobą ze wspólnego gospodarstwa domowego z orzeczeniem o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• rodzica dziecka z określonym orzeczeniem, zaświadczeniem lub opinią dotyczącą niepełnosprawności, ciężkiej choroby albo potrzeby kształcenia specjalnego.

Odmowa w takim przypadku wymaga wskazania przyczyny w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych. Sam rodzaj pracy może jednak wykluczać wykonywanie obowiązków poza zakładem, dlatego uprawnienie nie ma charakteru bezwzględnego.

Kiedy praca zdalna jest niedopuszczalna i jak wygląda kontrola?

Pracą zdalną nie powinny być objęte zadania, których wykonywanie w domu wiązałoby się z niedopuszczalnym zagrożeniem. Dotyczy to w szczególności:

• prac szczególnie niebezpiecznych,
• prac powodujących przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• prac z niebezpiecznymi czynnikami chemicznymi, substancjami radioaktywnymi lub szkodliwymi czynnikami biologicznymi,
• prac z substancjami wydzielającymi uciążliwe zapachy, pylącymi albo powodującymi intensywne brudzenie.

Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy, przestrzeganie zasad BHP oraz ochronę informacji i danych osobowych. Kontrola odbywa się w miejscu wykonywania pracy zdalnej, na zasadach określonych w regulaminie, porozumieniu albo poleceniu. Nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

Jeżeli kontrola wykaże uchybienia, pracodawca może wyznaczyć termin ich usunięcia, a w razie ich nieusunięcia cofnąć zgodę na pracę zdalną. Zasady te nie zmieniają podstawowej reguły: regularna praca zdalna wymaga uzgodnienia, a praca okazjonalna pozostaje ograniczona do 24 dni w roku.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej zbudowane są więc na dwóch modelach. Regularny wymaga pełnego uregulowania kosztów, sprzętu i BHP. Okazjonalny daje większą elastyczność, ale ma limit 24 dni i nie zapewnia pracownikowi tych samych świadczeń.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku tworzenia regulaminu pracy zdalnej lub sporu z pracodawcą warto skonsultować sytuację z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.