Szkolenie w miejscu pracy – jak przeprowadzić je profesjonalnie?
Szkolenie w miejscu pracy jest czasem pracy, gdy odbywa się na polecenie pracodawcy albo jest niezbędne do wykonywania określonej pracy lub pracy na danym stanowisku. Pracodawca ponosi wtedy koszt szkolenia, a zajęcia poza grafikiem trzeba rozliczyć jako czas pracy, w razie potrzeby także jako nadgodziny. Inne zasady dotyczą podnoszenia kwalifikacji z inicjatywy pracownika lub za zgodą pracodawcy.
Kiedy szkolenie w miejscu pracy jest czasem pracy?
Podstawą jest art. 9413 Kodeksu pracy, obowiązujący od 26 kwietnia 2023 r. Jeżeli szkolenie jest niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na konkretnym stanowisku, a obowiązek jego przeprowadzenia wynika z przepisów, regulaminu, układu zbiorowego, umowy o pracę albo polecenia przełożonego, pracodawca musi je sfinansować. W miarę możliwości szkolenie powinno odbywać się w godzinach pracy.
Czas takiego szkolenia, także przeprowadzonego poza normalnymi godzinami pracy, wlicza się do czasu pracy. Dotyczy to między innymi obowiązkowych instruktaży związanych z wdrożeniem nowej technologii, procedury lub oprogramowania. Nie można więc uznać, że sama zgoda pracownika na udział w zajęciach poza grafikiem pozbawia go prawa do rozliczenia tego czasu.
Szkolenie obowiązkowe a podnoszenie kwalifikacji
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych oznacza zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Ten reżim regulują art. 1031–1036 Kodeksu pracy. O tym, jakie zasady mają zastosowanie, decyduje nie nazwa wydarzenia, lecz jego cel, sposób zorganizowania i podstawa udziału pracownika.
| Aspekt | Szkolenie obowiązkowe | Podnoszenie kwalifikacji |
|---|---|---|
| Inicjatywa | Polecenie pracodawcy albo obowiązek wynikający z przepisów, regulaminu, układu lub umowy o pracę | Inicjatywa pracodawcy albo zgoda pracodawcy na naukę podjętą przez pracownika |
| Koszt | Ponosi pracodawca | Pracodawca może przyznać świadczenia, takie jak opłata za kurs, przejazd, podręczniki lub zakwaterowanie |
| Czas pracy | Wlicza się do czasu pracy, również gdy szkolenie odbywa się poza grafikiem | Nie jest automatycznie czasem pracy, jeżeli szkolenie ma charakter dobrowolnego podnoszenia kwalifikacji |
| Zwrot kosztów | Nie ma podstaw do obciążenia pracownika kosztami szkolenia, które pracodawca musiał zapewnić | Możliwość zwrotu dotyczy sytuacji określonych w art. 1035 Kodeksu pracy, zwykle na warunkach umowy szkoleniowej |
| Urlop szkoleniowy | Może przysługiwać, jeżeli szkolenie spełnia także warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych | Pracownik może korzystać z urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy na czas zajęć, gdy pracodawca wyraził zgodę lub działał z własnej inicjatywy |
Pracodawca może zażądać zwrotu świadczeń związanych z dobrowolnym podnoszeniem kwalifikacji tylko w przypadkach wskazanych w ustawie, na przykład gdy pracownik bez uzasadnionej przyczyny nie podejmie nauki, przerwie ją albo rozwiąże stosunek pracy w okresie objętym umową szkoleniową. Co do zasady nie można rozszerzać tej odpowiedzialności na szkolenia, które pracownik musiał odbyć na polecenie przełożonego.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi z 26 sierpnia 2023 r. wskazało, że art. 9413 Kodeksu pracy i przepisy o umowach dotyczących podnoszenia kwalifikacji należy zasadniczo rozpatrywać odrębnie. Jeżeli jednak dane szkolenie jednocześnie spełnia warunki podnoszenia kwalifikacji, pracownik może zachować uprawnienia szkoleniowe przewidziane w dziale IV rozdziale III Kodeksu pracy.
Jak rozliczać szkolenie poza godzinami pracy?
Jeżeli obowiązkowe szkolenie przypada po zakończeniu dniówki, jego czas trzeba doliczyć do czasu pracy. Gdy przekroczenie norm powoduje pracę nadliczbową, pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz rekompensata za nadgodziny w formie dodatku albo czasu wolnego, zgodnie z zasadami Kodeksu pracy.
- Szkolenie odbywające się w dniu pracy może zwiększyć liczbę przepracowanych godzin i prowadzić do nadgodzin.
- Szkolenie w dniu wolnym może wymagać udzielenia dnia wolnego albo innej rekompensaty przewidzianej przepisami.
- Pracodawca musi zachować co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
- W każdym tygodniu należy zapewnić co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, z wyjątkami określonymi w przepisach.
Dotyczy to także wyjazdów integracyjnych, podczas których pracownik ma obowiązek uczestniczyć w wykładzie, instruktażu lub innej formie szkolenia. Nawet krótka, obowiązkowa część szkoleniowa może podlegać rozliczeniu jako czas pracy, jeżeli odbywa się na polecenie pracodawcy.
Sam wyjazd na szkolenie nie zawsze jest podróżą służbową. Podróż służbowa wymaga polecenia wykonania zadania służbowego poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Udział w szkoleniu zwykle służy zdobywaniu wiedzy, a nie wykonywaniu zadania służbowego. Pracodawca może jednak przyznać zwrot przejazdu, noclegu lub innych wydatków na podstawie umowy szkoleniowej albo regulacji zakładowych.
Szkolenie obowiązkowe poza grafikiem nie staje się czasem prywatnym pracownika tylko dlatego, że odbywa się poza siedzibą firmy albo podczas wyjazdu.
Szkolenia BHP – odrębne obowiązki pracodawcy
Szkolenia BHP wynikają z art. 2373 Kodeksu pracy i przepisów rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca musi przeszkolić pracownika przed dopuszczeniem go do pracy oraz organizować wymagane szkolenia okresowe. Są one przeprowadzane na koszt pracodawcy i w czasie pracy, a pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
| Rodzaj szkolenia | Częstotliwość | Cel i grupa docelowa |
|---|---|---|
| Instruktaż ogólny | Przed dopuszczeniem do pracy | Zapoznanie z przepisami BHP, regulaminem pracy i zasadami udzielania pierwszej pomocy |
| Instruktaż stanowiskowy | Przed rozpoczęciem pracy na stanowisku, po przeniesieniu lub zmianie warunków pracy | Poznanie zagrożeń i bezpiecznych metod wykonywania pracy na konkretnym stanowisku |
| Szkolenie okresowe | W terminach zależnych od rodzaju stanowiska i zagrożeń | Utrwalenie wiedzy oraz zapoznanie z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi |
Szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny i stanowiskowy. Instruktaż stanowiskowy przeprowadza się między innymi dla pracowników zatrudnianych na stanowiskach robotniczych oraz tam, gdzie występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub uciążliwe. Kończy się on sprawdzianem, którego pozytywny wynik pozwala dopuścić pracownika do pracy na danym stanowisku.
Instruktaż stanowiskowy powinien przebiegać w następującej kolejności:
- Instruktor przeprowadza rozmowę wstępną i wyjaśnia charakter pracy oraz zagrożenia.
- Instruktor pokazuje czynności, które pracownik będzie wykonywał, wraz z bezpiecznymi metodami pracy.
- Pracownik wykonuje czynności próbnie, a instruktor koryguje błędy.
- Pracownik wykonuje zadania samodzielnie pod nadzorem instruktora i przystępuje do sprawdzianu.
Instruktaż ogólny może prowadzić pracownik służby BHP, osoba wykonująca jej zadania albo wyznaczony pracownik z aktualnym szkoleniem i odpowiednią wiedzą. Instruktaż stanowiskowy prowadzi pracodawca lub osoba kierująca pracownikami, jeśli posiada wymagane kwalifikacje, doświadczenie i przygotowanie do prowadzenia instruktażu.
Jak dokumentować szkolenie w miejscu pracy?
Dokumentacja powinna pozwalać ustalić, kto został przeszkolony, kiedy, w jakim zakresie i na podstawie jakiego programu. Ma to znaczenie nie tylko organizacyjne, lecz także dowodowe podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
- Kartę szkolenia wstępnego przechowuj w części B akt osobowych pracownika.
- Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego również umieść w części B akt osobowych.
- Przechowuj aktualny program szkolenia, dopasowany do grupy stanowisk i rzeczywistych zagrożeń.
- Dokumentuj sprawdziany, podpisy uczestników oraz osoby prowadzące instruktaż zgodnie z wymaganym wzorem.
Notatka ekspercka: sam podpis pracownika nie zastępuje prawidłowo opracowanego programu. Program BHP powinien odpowiadać warunkom występującym na danym stanowisku, a jego aktualna wersja powinna być dostępna na wypadek kontroli. W razie zmian technologicznych, organizacyjnych lub wprowadzenia nowych maszyn trzeba ocenić, czy konieczny jest ponowny instruktaż stanowiskowy.
Najbezpieczniejsza organizacja szkolenia zaczyna się od ustalenia jego podstawy: polecenie pracodawcy, obowiązek prawny czy dobrowolna zgoda na podnoszenie kwalifikacji. Od tej kwalifikacji zależą koszt, sposób rozliczenia czasu, ewentualne nadgodziny, zwrot świadczeń oraz zakres wymaganej dokumentacji.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Przy ocenie umowy szkoleniowej, rozliczaniu wyjazdu lub kwalifikowaniu szkolenia jako czasu pracy warto uwzględnić aktualne przepisy i okoliczności konkretnego przypadku.
