W jakim terminie rozliczyć delegację?
Pracownik powinien rozliczyć delegację w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Termin dotyczy przekazania pracodawcy dokumentów, oświadczeń i informacji potrzebnych do ustalenia należności. Pracodawca może wyznaczyć w regulaminie pracy lub wynagradzania termin krótszy, ale nie powinien dowolnie odkładać wypłaty świadczeń.
W jakim terminie pracownik musi rozliczyć delegację?
Termin 14 dni wynika z § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Liczy się go od dnia zakończenia podróży krajowej albo zagranicznej.
Przykładowo, jeżeli delegacja zakończyła się 1 sierpnia, pracownik powinien przekazać rozliczenie najpóźniej 15 sierpnia. W jednostkach budżetowych jest to termin wynikający wprost z przepisów. Pozostali pracodawcy mogą określić zasady rozliczania delegacji w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo innym akcie wewnętrznym. Taki dokument może skrócić termin, dlatego przed złożeniem rozliczenia trzeba sprawdzić regulacje obowiązujące w firmie.
Co oznacza rozliczenie delegacji?
Rozliczenie delegacji nie oznacza, że pracownik musi samodzielnie obliczyć diety, ryczałty i końcową kwotę należności. Jego obowiązkiem jest przede wszystkim przekazanie kompletu dokumentów oraz informacji potrzebnych do wyliczenia świadczeń przez pracodawcę, dział kadr lub księgowość.
Do rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające wydatki, które mają zostać zwrócone. W zależności od charakteru podróży mogą to być:
- rachunki potwierdzające koszty noclegu lub inne wydatki związane z podróżą,
- faktury dotyczące wydatków zaakceptowanych przez pracodawcę,
- bilety albo inne dokumenty potwierdzające koszty przejazdu,
- pisemne oświadczenia o wydatkach, których nie można udokumentować, oraz o okolicznościach wpływających na wysokość świadczeń.
Oświadczenie może dotyczyć między innymi zapewnionego wyżywienia, posiłków w cenie noclegu, braku dokumentu z powodu jego zagubienia albo okoliczności wpływających na prawo do ryczałtu. Diet i wydatków objętych ryczałtem nie trzeba potwierdzać rachunkiem, ale potrzebne informacje nadal powinny wynikać z rozliczenia lub oświadczenia pracownika.
Co grozi za spóźnienie z rozliczeniem?
Niedotrzymanie terminu może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych. Na podstawie Kodeksu pracy pracodawca może zastosować karę porządkową, na przykład upomnienie lub naganę. Ocena sytuacji powinna uwzględniać przyczynę opóźnienia. Choroba, wypadek albo inna niezawiniona przeszkoda mogą uzasadniać niedotrzymanie terminu.
Spóźnienie nie powoduje jednak automatycznej utraty prawa do należności z tytułu podróży służbowej. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady po 3 latach od dnia ich wymagalności, zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy. Pracodawca może natomiast rozliczyć udzieloną wcześniej zaliczkę i, w określonych przypadkach, potrącić ją z wynagrodzenia na zasadach przewidzianych w art. 87 Kodeksu pracy.
Kiedy pracodawca powinien wypłacić należności?
Termin 14 dni dotyczy pracownika, a nie wypłaty świadczeń przez pracodawcę. Przepisy o podróżach służbowych nie wskazują konkretnej liczby dni, w których pracodawca ma wypłacić kwotę należną po rozliczeniu delegacji.
Jeżeli regulacje wewnętrzne nie określają tego terminu, zastosowanie ma zasada wynikająca z art. 455 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy. Świadczenie powinno zostać spełnione niezwłocznie po złożeniu kompletnego rozliczenia, czyli po przekazaniu dokumentów, oświadczeń i informacji pozwalających ustalić należną kwotę.
Pracodawca może doprecyzować organizacyjnie termin wypłaty, ale nie powinien ustanawiać odległego terminu, który w praktyce pozbawiałby pracownika szybkiego zwrotu poniesionych kosztów. Odkładanie wypłaty na przykład do końca kwartału, mimo kompletnego rozliczenia, może być sprzeczne z zasadą niezwłocznego spełnienia świadczenia. Należności delegacyjne nie są wynagrodzeniem za pracę, dlatego nie można automatycznie stosować do nich zwykłego terminu wypłaty pensji.
Najważniejsze rozróżnienie jest proste: pracownik ma co do zasady 14 dni na przekazanie dokumentów od zakończenia delegacji, a pracodawca powinien wypłacić ustaloną należność niezwłocznie po otrzymaniu kompletnego rozliczenia.
