Zarządzanie procesami to nieodłączny element działalności każdego przedsiębiorstwa. Choć podstawą budowania konkurencyjności marki powinny być wysoka jakość oferowanych produktów i usług, kolosalne znaczenie okazują się mieć rozwiązania automatyzujące rozmaite działania biznesowe. Czym dokładnie są oraz jak je wykorzystać do realizacji celów?
BPM – co to takiego?
Rozwijając powyższy skrót, otrzymamy anglojęzyczną nazwę: Business Process Management. W tłumaczeniu na język polski oznacza ona zarządzanie procesami biznesowymi. Czym w takim razie jest tu proces biznesowy?
Mówiąc najprościej proces biznesowy to zestaw działań pozwalających osiągnąć organizacji konkretny cel. Może to być np. zrealizowanie zamówienia, przyjęcie reklamacji, wystawienie faktury, wykonanie przelewu itp. Procesy biznesowe to właściwie podstawa funkcjonowania każdej organizacji.
BPM to konkretne podejście do realizacji takich działań, które zakłada wykorzystanie różnych metod w celu odpowiedniego zarządzania, usprawniania, optymalizacji, automatyzacji oraz efektywnej analizy firmowych procesów. W odróżnieniu od starszych koncepcji Business Process Management stwarza znacznie większe możliwości zarządzania procesami w organizacji. Zwłaszcza gdy strategię wspiera odpowiednio dobrane narzędzie IT – platforma BPM.
Po co się wdraża platformę BPM w firmie?
Oprogramowanie BPM jest szczególnie przydatne w przedsiębiorstwach o dużej złożoności procesów biznesowych. To np. duże korporacje, czy instytucje publiczne itp. Podstawowe korzyści z wdrożenia platformy to:
- poprawa jakości obsługi klienta,
- zwiększenie wydajności i efektywności działania firmy,
- obniżenie kosztów obsługi procesów biznesowych,
- lepsze zarządzanie ryzykiem i kontrola nad procesami,
- umożliwienie szybkiego dostosowywania się do zmieniających się warunków rynkowych.
By lepiej zobrazować, w jaki sposób Systemy BPM usprawniają funkcjonowanie firm, posłużmy się przykładem zamówienia towaru.
Kiedy klient zdecyduje dokonać zakupu. Pracownik z działu obsługi otrzymuje e-mail z zamówieniem. Wpisuje go do arkusza kalkulacyjnego. Potem wysyła zamówienie do magazynu pocztą elektroniczną lub osobiście dostarcza dokumenty. Magazyn sprawdza dostępność produktów, a następnie przesyła działowi obsługi potwierdzenie zamówienia. Pracownik obsługujący klienta informuje go o statusie realizacji – w przypadku potwierdzenia wysyła fakturę.
Jak będzie wyglądał ten sam proces po wdrożeniu platformy?
Klient złoży zamówienie przez stronę www. System samodzielnie i automatycznie wyśle informację do magazynu oraz sprawdzi dostępność produktów, dzięki integracji z systemem magazynowym. Jeśli będą dostępne, przekaże klientowi potwierdzenie i fakturę, jeśli nie – automatycznie wyśle odrzucenie zamówienia. Przy okazji zbierze i zaindeksuje istotne dane pozwalające na analizę procesu zakupowego. Każda osoba zaangażowana w proces dostanie powiadomienie o krokach do wykonania, a w przypadku błędu łatwo będzie można sprawdzić w którym momencie nastąpiła pomyłka.
W tym przypadku mamy do czynienia z aplikacją wspierającą proces zamówienia, ale nowoczesne platformy BPM można właściwie porównać z fabrykami takich aplikacji. Dzięki nim da się usprawnić praktycznie każdy firmowy proces. Nietrudno dostrzec, że automatyzacja procesów biznesowych zwiększa ich wydajność i przyspiesza efekty. Poprawia również jakość obsługi klienta, ale też wspierając pracowników w pozytywny sposób wpływa na jakość ich pracy.
Warto pamiętać, że platforma BPM oraz jej możliwości powinny odpowiadać realnym potrzebom przedsiębiorstwa. Dlatego też jego wdrożenie odbywa się zawsze etapami. Obejmuje również rzetelną analizę procesów czy oprogramowania już funkcjonujących w firmie.
