Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi przysługują maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Nie jest to dodatkowa pula wolnego, lecz część urlopu wypoczynkowego. Skorzystanie z urlopu wymaga zgłoszenia pracodawcy i jego udzielenia, dlatego samo poinformowanie o nieobecności nie uprawnia do samowolnego pozostania w domu.

Najważniejsze zasady urlopu na żądanie

Urlop na żądanie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, jeżeli ma on dostępną pulę urlopu wypoczynkowego. Podstawę prawną stanowi art. 167² Kodeksu pracy.

Limit wynosi łącznie 4 dni w roku kalendarzowym. Można wykorzystać je jednorazowo albo podzielić na kilka terminów, na przykład wziąć cztery pojedyncze dni. Najważniejsze reguły są następujące:

• Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego i nie zwiększa jego wymiaru.
• Za czas urlopu pracownik otrzymuje wynagrodzenie urlopowe, tak jak za zwykły urlop wypoczynkowy.
• Pracownik nie musi podawać przyczyny, dla której chce skorzystać z wolnego.
• Limit 4 dni jest taki sam przy 20- i 26-dniowym wymiarze urlopu wypoczynkowego.
• Łączny limit nie odnawia się po zmianie pracodawcy w tym samym roku.

Przykładowo, przy 26 dniach urlopu wypoczynkowego wykorzystanie 4 dni na żądanie oznacza, że na pozostały wypoczynek pozostają 22 dni. Urlop na żądanie nie przysługuje osobom wykonującym pracę wyłącznie na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, chyba że strony dobrowolnie ustaliły dni wolne w umowie cywilnoprawnej.

Jak zgłosić urlop na żądanie?

Żądanie trzeba zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, zasadniczo przed godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z grafiku. Jeżeli pracownik zaczyna pracę o 8:00, powinien przekazać informację przed tą godziną.

Przepisy nie narzucają jednej formy zgłoszenia. Należy jednak stosować zasady obowiązujące w firmie i poinformować osobę uprawnioną do przyjmowania wniosków urlopowych. Procedura wygląda zwykle tak:

1. Sprawdź, czy masz niewykorzystany urlop wypoczynkowy i dostępny limit urlopu na żądanie.
2. Zgłoś żądanie przełożonemu, działowi kadr albo w systemie kadrowym wskazanym przez pracodawcę.
3. Wskaż dzień lub dni, w których chcesz skorzystać z urlopu.
4. Poczekaj na potwierdzenie udzielenia urlopu przed rozpoczęciem nieobecności.

Zgłoszenie może zostać przekazane telefonicznie, mailowo, SMS-em, osobiście albo przez elektroniczny system HR, jeżeli firma go stosuje. Dla celów dowodowych najlepiej wybrać formę, która pozostawia zapis. Sama wiadomość nie zastępuje jednak zgody pracodawcy.

Pracownik nie powinien rozpocząć urlopu bez potwierdzenia, że został on udzielony. Sąd Najwyższy wskazał, że samo złożenie żądania nie uprawnia do nieobecności. Samowolne niestawienie się w pracy może zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność lub naruszenie obowiązków pracowniczych.

Urlop na żądanie a zwolnienie z powodu siły wyższej

Urlop na żądanie często myli się ze zwolnieniem od pracy z powodu siły wyższej. Są to jednak dwa odrębne uprawnienia, które różnią się między innymi wymiarem i zasadami wynagradzania.

Zwolnienie z powodu siły wyższej może zostać wykorzystane także w trakcie dnia pracy, jeśli nagłe zdarzenie wymaga obecności pracownika. Urlop na żądanie dotyczy natomiast urlopu rozpoczynanego zgodnie z zasadami jego zgłoszenia, przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy.

Kiedy pracodawca może odmówić?

Co do zasady pracodawca powinien udzielić urlopu na żądanie, ale ten obowiązek nie jest bezwzględny. Nie można też przyjąć, że brak odpowiedzi automatycznie oznacza zgodę. O udzieleniu urlopu decyduje pracodawca lub osoba przez niego upoważniona.

Odmowa może być uzasadniona w szczególności, gdy:

• nieobecność pracownika mogłaby spowodować poważną szkodę dla firmy;
• pracownik ma szczególne kwalifikacje potrzebne przy awarii lub innym nagłym zdarzeniu;
• nie ma realnej możliwości zapewnienia zastępstwa na istotnym stanowisku;
• wniosek został zgłoszony dopiero po rozpoczęciu pracy;
• pracownik wykorzystał już 4 dni urlopu na żądanie w danym roku;
• pracownik nie ma dostępnej puli urlopu wypoczynkowego.

Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r., sygn. II PK 123/09, podkreślił, że wyjątkowy i zasługujący na ochronę interes pracodawcy może uzasadniać odmowę. Sama drobna niedogodność organizacyjna nie powinna jednak automatycznie prowadzić do odmowy.

FAQ – najczęstsze pytania

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?

Nie przechodzi jako osobna pula urlopu na żądanie. Niewykorzystane dni pozostają jednak częścią urlopu wypoczynkowego i mogą stać się zwykłym urlopem zaległym. Od 1 stycznia pracownik otrzymuje nowy limit maksymalnie 4 dni na żądanie w ramach urlopu przysługującego za nowy rok.

Czy pracownik na pół etatu ma 4 dni urlopu na żądanie?

Tak, limit wynosi maksymalnie 4 dni także przy niepełnym etacie. Urlop rozlicza się jednak w godzinach odpowiadających pracy zaplanowanej na dany dzień. Osoba pracująca po 4 godziny dziennie pomniejszy pulę urlopową o 4 godziny za jeden taki dzień.

Kiedy urlop na żądanie przysługuje osobie podejmującej pierwszą pracę?

W pierwszej pracy prawo do urlopu powstaje stopniowo, po każdym miesiącu pracy, w wymiarze 1/12 urlopu należnego po przepracowaniu roku. Urlop na żądanie można wykorzystać dopiero w granicach już nabytego urlopu wypoczynkowego.

Czy zmiana pracodawcy daje nowy limit 4 dni?

Nie. Łączny wymiar urlopu na żądanie w danym roku nie może przekroczyć 4 dni, niezależnie od liczby kolejnych pracodawców. Jeżeli u poprzedniego pracodawcy wykorzystano 2 dni, u następnego pozostają najwyżej 2 dni.

Czy urlop na żądanie jest dodatkowym urlopem?

Nie. To szczególny sposób wykorzystania części urlopu wypoczynkowego. Wymaga zgłoszenia przed rozpoczęciem pracy oraz uzyskania zgody pracodawcy. Bez niej pracownik nie powinien samodzielnie rozpoczynać wolnego.

Najkrócej: urlop na żądanie to maksymalnie 4 dni w roku, płatne i rozliczane z urlopu wypoczynkowego. Zgłoś go przed rozpoczęciem pracy i zaczekaj na potwierdzenie udzielenia urlopu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W razie sporu dotyczącego odmowy urlopu lub nieobecności warto skonsultować sprawę ze specjalistą prawa pracy.