Jakie wyposażenie do pracy zdalnej warto wybrać?
Pracodawca musi zapewnić narzędzia niezbędne do pracy zdalnej, takie jak laptop, oprogramowanie, serwis i pomoc techniczną. Biurko oraz krzesło nie są automatycznie narzędziami pracy, dlatego sposób ich zapewnienia trzeba ustalić w regulaminie pracy, porozumieniu albo indywidualnych uzgodnieniach. Stanowisko musi jednak spełniać wymagania BHP, a pracownikowi przysługuje zwrot niezbędnych kosztów energii i usług telekomunikacyjnych.
Podział obowiązków przy pracy zdalnej
Z art. 6731 i kolejnych przepisów Kodeksu pracy wynika, że pracodawca zapewnia materiały i narzędzia potrzebne do wykonywania pracy zdalnej. Dotyczy to przede wszystkim sprzętu technicznego, oprogramowania oraz jego instalacji, serwisu, konserwacji i eksploatacji.
Pracownik organizuje stanowisko w miejscu wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Narzędzia przekazane przez pracodawcę muszą uwzględniać zasady ergonomii, a szczegółowe zasady finansowania wyposażenia warto zapisać w regulaminie pracy, porozumieniu ze stroną pracowniczą albo porozumieniu zawartym z konkretnym pracownikiem.
| Element | Obowiązek | Uwagi |
|---|---|---|
| Narzędzia pracy | Pracodawca | Laptop, monitor, oprogramowanie i inne urządzenia niezbędne do wykonywania obowiązków. Pracodawca zapewnia także instalację, serwis i konserwację albo pokrywa związane z nimi koszty. |
| Wyposażenie stanowiska | Do ustalenia | Biurko i krzesło są traktowane jako wyposażenie stanowiska, a nie automatycznie jako narzędzia pracy. Pracodawca może jednak zobowiązać się do ich zapewnienia lub refundacji. |
| Media | Pracodawca pokrywa koszty | Dotyczy energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej. Rozliczenie może przyjąć formę zwrotu kosztów albo ryczałtu. |
Jeżeli regulamin, porozumienie lub polecenie pracy zdalnej przewiduje finansowanie biurka, krzesła albo innego elementu wyposażenia, takie zobowiązanie wiąże pracodawcę. Bez takiego ustalenia nie można automatycznie przyjąć, że pracodawca musi sfinansować każdy mebel znajdujący się w domowym biurze.
Jak przygotować stanowisko z laptopem zgodnie z BHP?
Sam laptop może umożliwiać wykonywanie pracy, ale przy dłuższej pracy stacjonarnej nie zapewnia prawidłowych warunków ergonomicznych. Wbudowany ekran znajduje się zwykle zbyt nisko, a klawiatura i touchpad wymuszają niekorzystne ułożenie rąk, gdy użytkownik próbuje ustawić ekran na wysokości wzroku.
Zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe laptop używany do pracy wymagającej regularnego wprowadzania danych powinien być uzupełniony o elementy pozwalające zachować prawidłową pozycję ciała. W praktyce chodzi o:
- Zewnętrzną klawiaturę – pozwala oddzielić ekran od urządzeń sterujących i utrzymać przedramiona w wygodniejszym ułożeniu.
- Mysz – ogranicza konieczność wielogodzinnego korzystania z touchpada.
- Podstawkę pod laptopa albo dodatkowy monitor – umożliwia ustawienie górnej części ekranu na wysokości oczu lub nieco poniżej.
- Regulowane krzesło i stabilne biurko – pomagają dopasować wysokość blatu, oparcia i siedziska do użytkownika.
To pracodawca odpowiada za zapewnienie narzędzi niezbędnych do pracy, które spełniają zasady ergonomii. Biurko i krzesło pozostają natomiast elementami, których finansowanie wymaga wyraźnego ustalenia między stronami. Przy ocenie stanowiska znaczenie ma także rodzaj pracy i wymiar czasu spędzanego przed monitorem.
Nowelizacja rozporządzenia w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe weszła w życie 17 listopada 2023 r. Istniejące stanowiska należało dostosować do nowych wymagań do 17 maja 2024 r. Termin ten już minął, dlatego stanowisko pracy zdalnej powinno być obecnie zweryfikowane pod kątem wymagań BHP.
Zwrot kosztów energii, internetu i sprzętu
Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Przepisy pozwalają rozliczać je na podstawie rzeczywistych wydatków albo w formie ryczałtu. Wysokość i sposób ustalania świadczenia powinny wynikać z regulaminu pracy zdalnej, porozumienia lub indywidualnych ustaleń.
Pracodawca może także pokrywać inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, jeżeli przewidziano to w odpowiednim dokumencie. Dotyczy to na przykład określonych kosztów instalacji, serwisu i eksploatacji sprzętu.
Co do zasady zwrot kosztów narzędzi i materiałów niezbędnych do pracy zdalnej, a także ekwiwalent za zwiększone zużycie energii lub internetu, nie stanowi przychodu pracownika, jeżeli odpowiada rzeczywistym kosztom albo ustalonym zasadom rozliczenia. Ostateczna ocena zależy od podstawy wypłaty i sposobu jej udokumentowania, dlatego szczegóły powinny być spójne z regulaminem lub porozumieniem.
Ryczałt nie zastępuje ustalenia, za jakie koszty pracodawca odpowiada. Dokument regulujący pracę zdalną powinien wskazywać zakres świadczeń, sposób ich obliczania oraz zasady korzystania z własnego sprzętu.
Czy stanowisko spełnia wymagania?
Pracownik może szybko sprawdzić podstawowe warunki swojego stanowiska:
- Czy ekran znajduje się na wysokości oczu lub nieco poniżej?
- Czy przy regularnej pracy na laptopie korzystam z zewnętrznej klawiatury i myszy?
- Czy mam stabilny blat o wysokości pozwalającej utrzymać wygodne ułożenie rąk?
- Czy krzesło ma regulację wysokości i zapewnia oparcie dla pleców?
- Czy zasady zwrotu kosztów energii, internetu i sprzętu są opisane w regulaminie lub porozumieniu?
Najważniejsze rozróżnienie jest proste: laptop, oprogramowanie, serwis i niezbędne akcesoria techniczne należą do sfery obowiązków pracodawcy, natomiast biurko i krzesło wymagają ustalenia zasad finansowania. W razie niejasności należy sprawdzić regulamin pracy zdalnej albo porozumienie zawarte z pracodawcą.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani podatkowej. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnego stanowiska lub zasad rozliczeń warto skonsultować się ze specjalistą prawa pracy albo doradcą podatkowym.
