Co zrobić, gdy pracodawca nie zwraca kosztów home office?
Jeżeli wykonujesz zwykłą pracę zdalną – całkowitą albo hybrydową – pracodawca powinien pokryć koszty bezpośrednio związane z home office. Podstawą jest art. 6724 Kodeksu pracy. Wyjątek stanowi okazjonalna praca zdalna, wykonywana do 24 dni w roku kalendarzowym, przy której zwrot kosztów nie jest obowiązkowy.
Najpierw sprawdź, jaki tryb pracy zdalnej Cię obowiązuje
Praca zdalna całkowita i hybrydowa wymagają ustalenia miejsca wykonywania pracy oraz zasad współpracy z pracodawcą. Najważniejsze informacje powinny wynikać z pisemnego porozumienia, regulaminu pracy zdalnej, polecenia pracy zdalnej albo innych dokumentów wskazanych w Kodeksie pracy.
Sprawdź przede wszystkim, czy dokument określa sposób zwrotu kosztów, wysokość ryczałtu lub ekwiwalentu oraz częstotliwość wypłat. Brak osobnego dokumentu nie zawsze oznacza automatycznie utratę praw, ale znacznie utrudnia wykazanie, że praca była wykonywana w zwykłym trybie zdalnym, a nie okazjonalnie.
Przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie musi stosować obowiązku pokrywania kosztów wynikającego z art. 6724 Kodeksu pracy. Może jednak dobrowolnie przyznać zwrot, jeśli przewidują to ustalenia firmowe.
Co dokładnie podlega zwrotowi?
Pracodawca powinien zapewnić narzędzia i materiały potrzebne do pracy albo pokryć koszty ich używania. Dotyczy to także energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych wykorzystywanych w związku z pracą zdalną. Inne wydatki są zwracane wtedy, gdy zostały przewidziane w dokumentach obowiązujących w firmie.
| Rodzaj kosztu | Obowiązek zwrotu | Wymagania |
|---|---|---|
| Prąd i usługi telekomunikacyjne | Tak, przy zwykłej pracy zdalnej | Koszt musi być związany z wykonywaniem pracy |
| Materiały i narzędzia pracy | Tak, jeśli pracodawca ich nie zapewnia | Dotyczy także używania prywatnego sprzętu za zgodą pracodawcy |
| Serwis, konserwacja i eksploatacja sprzętu | Tak, gdy koszty dotyczą narzędzi potrzebnych do pracy | Pracownik powinien zachować rachunki lub inne potwierdzenia |
| Ogrzewanie, wyposażenie stanowiska i inne wydatki | Zależnie od ustaleń | Powinny być bezpośrednio związane z pracą i zapisane w regulaminie lub porozumieniu |
Nie każdy wydatek związany z mieszkaniem podlega automatycznemu zwrotowi. W przypadku kosztów innych niż prąd, internet, narzędzia i ich eksploatacja sprawdź regulamin pracy zdalnej albo porozumienie zawarte z pracodawcą.
Co zrobić, gdy pracodawca nie zwraca kosztów?
Najbezpieczniej działać stopniowo i dokumentować każdy etap. Postępuj w następującej kolejności:
- Sprawdź dokumenty – przeczytaj porozumienie o pracy zdalnej, regulamin, polecenie pracy zdalnej i informacje przekazane przez dział kadr. Ustal, czy pracujesz w trybie zwykłej pracy zdalnej, czy okazjonalnie.
- Zbierz dowody kosztów – zachowaj rachunki za internet, dokumenty dotyczące energii, faktury za materiały oraz potwierdzenia zakupu lub serwisu sprzętu. Zapisz też liczbę dni przepracowanych zdalnie.
- Porozmawiaj z przełożonym albo HR – przedstaw konkretnie, jakiego zwrotu oczekujesz i z czego wynika kwota. Czasem problem wynika z braku przekazania dokumentów do działu płac, a nie z odmowy pracodawcy.
- Złóż wniosek na piśmie – wskaż podstawę prawną, okres, którego dotyczy żądanie, rodzaj kosztów oraz dołącz dostępne dowody. Poproś o pisemne stanowisko i określenie terminu wypłaty.
- Rozważ skargę do PIP – jeżeli pracodawca nie reaguje albo systemowo odmawia realizacji obowiązków, możesz zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy. Inspekcja może zbadać naruszenie przepisów, choć dochodzenie konkretnej należności może wymagać postępowania przed sądem pracy.
Nie przestawaj samowolnie wykonywać pracy i nie potrącaj kosztów z wynagrodzenia. Brak wypłaty zwrotu nie daje pracownikowi prawa do jednostronnego skrócenia czasu pracy, odmowy realizacji zadań ani pomniejszenia innych należności. Takie działania mogą stworzyć osobny spór pracowniczy.
Ryczałt czy ekwiwalent?
Ekwiwalent powinien odpowiadać rzeczywiście poniesionym kosztom. Wymaga więc bardziej szczegółowych wyliczeń i dokumentacji, na przykład informacji o cenie internetu, zużyciu energii albo wartości używanego prywatnego sprzętu.
Ryczałt jest stałą kwotą ustaloną na podstawie przewidywanych kosztów. Nie trzeba rozliczać każdej kilowatogodziny osobno, ale sposób ustalenia kwoty powinien uwzględniać między innymi normy zużycia energii, ceny rynkowe, liczbę dni lub godzin pracy zdalnej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Ryczałt jest prostszy w obsłudze, lecz nie może być przypadkowy ani oderwany od realnych wydatków.
Co, jeśli pracodawca nadal odmawia?
Zachowaj porozumienie, regulamin, korespondencję, wnioski, rachunki i odpowiedzi pracodawcy. Taka dokumentacja pokazuje zarówno podstawę wykonywania pracy zdalnej, jak i wysokość poniesionych kosztów.
Po bezskutecznym wezwaniu na piśmie możesz złożyć skargę do PIP, a w sprawie zapłaty rozważyć pozew do sądu pracy. Przy większej kwocie, braku jasnego porozumienia albo powtarzających się naruszeniach warto skonsultować dokumenty z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Przed podjęciem działań w konkretnej sprawie warto zweryfikować aktualne brzmienie przepisów oraz skonsultować sytuację ze specjalistą prawa pracy.
